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人力资源市场

福建省人力资源和社会保障厅关于印发《福建省流动人员人事档案基本公共服务规范(试行)》的通知

来源: 福建省人力资源和社会保障厅       发布时间: 2016-08-31          字号:       阅读:点击数:{{ pvCount }}

 

 

 

各市、县(区)人社局、平潭综合实验区党工委党群工作部、各有关省属人力资源服务机构:

 
   

为了进一步加强我省流动人员人事档案公共服务体系建设,规范服务流程,提升服务水平,现将《福建省流动人员人事档案基本公共服务规范(试行)》印发给你们,请结合实际认真贯彻执行。

(此件主动公开)


福建省流动人员人事档案基本公共服务规范

(试行)

为统一规范我省流动人员人事档案基本公共服务,提高公共服务质量,特制定本规范。

范围

本规范规定了流动人员人事档案基本公共服务内容、工作流程及基本要求。

本规范适用于福建省行政区域内县级以上(含县级)公共就业和人才服务机构以及经人力资源社会保障部门授权的人力资源服务机构。

术语和定义

下列术语和定义适用于本规范。

2.1 流动人员人事档案基本公共服务

流动人员人事档案基本公共服务是指由县级以上(含县级)公共就业和人才服务机构以及经人力资源社会保障部门授权的人力资源服务机构,按照国家有关档案管理政策法规要求,接受单位或个人委托,为各类流动人员免费提供人事档案基本服务。

2.2 流动人员人事档案管理范围

流动人员人事档案管理范围具体包括:非公有制企业和社会组织聘用人员的档案;辞职辞退、取消录(聘)用或被开除的机关事业单位工作人员档案;与企事业单位解除或终止劳动(聘用)关系人员的档案未就业的高校毕业生及中专毕业生的档案;自费出国留学及其他因私出国(境)人员的档案;外国企业常驻代表机构的中方雇员的档案;自由职业或灵活就业人员的档案;其他实行社会管理人员的档案。

2.3 流动人员人事档案基本公共服务内容

    流动人员人事档案基本公共服务内容应当包括:流动人员人事档案委托办理;流动人员人事档案的接收和转递;流动人员人事档案材料的收集、鉴别和归档;流动人员人事档案的整理和保管(含电子化档案管理);为符合相关规定的单位提供人事档案查(借)阅服务;依据档案记载出具存档、经历、亲属关系等相关证明;为相关单位提供入党、参军、录用、出国(境)等政审(考察)服务;根据需要办理年度考核、学历变更等与档案有关的服务;流动人员党组织关系的接转及管理;与档案有关的其他公共服务。

2.4 流动人员人事档案必备材料                    

主要包括:完整的学籍材料,包括各学习阶段的毕业生登记表(鉴定表)和学习成绩表等;有就业的存档人员,必须同时具有就业材料,至少有劳动合同(就业协议书)、就业报到证(就业通知书)、录(聘)用(招工)登记(审批)表等就业证明材料之一。

2.5 本规范所指的档案为流动人员人事档案,简称档案。

服务提供

3.1咨询与接待

3.1.1 提供流动人员人事档案基本公共服务相关业务咨询,介绍服务内容和工作流程。

3.2.2了解需求,提供相关服务工作指南及业务简介材料。

3.3.3受理流动人员人事档案委托管理服务。

工作流程

4.1 档案委托办理、重点群体的咨询指导

4.1.1 档案委托办理基本流程

4.1.1.1 填写流动人员人事档案委托管理登记表。

4.1.1.2 提供身份证、毕业证书、户口本、劳动合同或社保清单的原件及复印件。

4.1.1.3 开具调档函。

4.1.2 委托办理注意事项

4.1.2.1 大中专毕业生人事档案委托,根据有关规定办理就业登记或提交用人单位劳动合同。

4.1.2.2 专业技术流动人员引进需到人社部门办理人才引进相关手续。

4.2 档案的接收和转出

4.2.1 档案接收

4.2.1.1 个人或用人单位申请开具调档函,应届大中专毕业生档案转递按有关规定办理。

4.2.1.2 流动人员人事档案接收应通过邮政机要通信或派专人转递,不得交由本人自带。应届大中专毕业生档案由毕业院校按有关规定可通过邮政EMS档案专递方式转递。发现档案造假或违反档案转递规定的,可以拒收档案。

4.2.1.3 接收并审核档案材料,如档案不完整,接档单位在第一时间告知单位及当事人并要求其补齐所缺档案材料。对档案必备材料无法补齐的,可以将档案退回寄档单位补充材料。

4.2.1.4 档案转出15个工作日后,当事人可登陆接档单位门户网站或拨打接档单位咨询热线确认档案到档情况。

4.2.1.5 签订流动人员委托人事档案基本公共服务协议书。

4.2.1.6 及时登记档案接转台帐,编制档案号码,档案信息录入数据库。

4.2.1.7 档案入库。

4.2.1.8 寄发档案转递通知单回执。

经授权管理流动人员人事档案的省属人力资源服务机构接收管理档案范围按相关规定执行。

4.2.2 档案转出

4.2.2.1 申请人提交具有接收档案管理权限部门开具的调档函(或商调函)。单位统一委托存档的流动人员办理调档还需出具单位同意调出的介绍信,辞职、解除(终止)劳动合同(聘用合同)证明。

4.2.2.2 跨地区调转的由调入市、县(市、区)及以上人力资源服务机构出具调档函;考取公务员、事业单位或被国有企业单位录(聘)用的,由录取机关、事业单位、国有企业单位人事主管部门出具调档函;因升学调档的,由录取学校出具调档函或凭录取通知书转档;应征入伍的可持武装部门出具的调档函调档;非国有单位由委托管理其人事档案的人力资源服务机构出具调档函。

4.2.2.3 核查、整理并确认档案资料,办理有关人事档案材料转递手续。对转出档案材料不齐或不明确的,需及时补齐或说明。

4.2.2.4确认转档手续完备(党组织关系和户籍关系需同时转出)及档案资料完整后,办理有关人事档案材料的转递。

4.2.2.5 办理档案转递时,出具《人事档案材料转递单》(附录一),随同档案一并转出。

4.2.2.6 转递人事档案材料通过机要或专人送达,不得邮寄(应届大中专毕业生档案转递有专门规定除外)或交流动人员本人自带。

4.2.2.7 查收档案转递通知单回执,确认档案到达请调单位。对转出档案材料不齐或不明确的,及时补齐或说明。

4.2.2.8 在确认档案材料转出无误后,及时与存档人员或其所在单位终止档案管理合同(协议)和委托存档关系。

4.3 档案材料的收集、鉴别和归档

4.3.1 档案材料收集

4.3.1.1 履历材料

a) 简历表、履历表(贴照片、本人签字、盖公章)。

b) 知青、教师、职工、军人、干部登记表。

4.3.1.2 自传材料

a) 个人撰写的属自传性质的材料。

b) 以自传为主要内容的履历或简历表等。

c) 领导干部个人有关事项发生变化的报告表。

4.3.1.3 鉴定、考核、考察材料

a) 以鉴定为主要内容的登记表。

b) 由组织出具的个人表现、个人鉴定材料。

c) 考核和民主评议的综合材料。

4.3.1.4 学历、学位和评(聘)专业技术职称(职务)材料

a) 中学学生登记表、高中毕业生登记表;高等教育、成人高等教育、自学考试、党校、军队院校报考登记表;入学考试各科成绩表;选拔留学生登记表。

b) 各类大中专院校学生(学员、学籍)登记表、毕业生登记表、毕业研究生登记表、学员毕业签定表(含成绩)、学习成绩表。

c) 符合国家规定的学历、学位证明材料;国务院学位委员会、教育部授权单位出具的国内外学历学位认证材料。

d) 专业技术职务任职资格申报表,晋升、聘任专业技术职务的材料。

e) 职业(执业)资格考试登记表等材料。

f) 反映个人科研学术水平的材料。

g) 培训教育材料。

4.3.1.5 政审材料

a) 审查个人历史情况的调查报告、审查或复查结论、上级批复、本人对结论的意见、检查交待或情况说明材料,作为结论依据的调查证明、证据材料。

b) 入党、入团、入伍、入学、出国等政审调查材料;各类学校学生(考生)政治情况审查表。

c) 更改(认定)姓名、民族、籍贯、国籍、出生年月、入党(团)时间、参加工作时间的组织审查材料及所依据的证明材料。

d) 更改(认定)党籍、入党入团时间、参加革命工作时间、计算连续工龄等的审查材料及所依据的证明材料。

e) 家庭成员及主要社会关系政治历史情况的证明材料。

4.3.1.6 入党、入团材料

a) 入党(团)申请书、入党(团)志愿书、培养对象考察表、转正申请书、民主评议登记表等。

b) 党员登记表、不予登记的决定、组织审批意见及所依据的材料、取消预备党员资格的组织意见、认定不合格党员被劝退或除名的主要事实依据材料及组织审批材料、退党或自行脱党材料。

c) 恢复(保留)党籍有关审批材料。

d) 加入或退出民主党派的有关材料。

4.3.1.7 奖励材料

a) 各级先进人物、英雄模范称号登记表(审批表)。

b) 模范事迹、嘉奖、通报表扬等材料。

c) 创造发明事迹、各种科技和业务奖励材料。

d) 立功受奖、表彰等材料。

4.3.1.8 处分材料

a) 处分决定、查证核实材料、本人对处分的意见及检查材料;

b) 甄别、复查报告,解除、撤消处分的决定,上级批复及本人意见。

c) 通报批评材料。

d) 解除、变更处分的材料。

e) 劳动教养审批材料、检察院不起诉决定书、法院判决书、刑事裁决书、公安机关行政处理决定。

4.3.1.9 招录、聘用、任免、工资、出国(境)、退(离)休等材料

a) 职务任免呈报表、审批表。

b) 招工、录用、聘用登记、审批表。

c) 签订或解除劳动、聘用合同材料或证明。

d) 服兵役登记表、退伍、转业审批表。

e) 见习期、试用期、晋级等各种工资级别变动审批表、登记表。

f) 出国、出境人员审查表。

g) 辞职、退职、离休、退休、罢免等审批材料。

h) 各类代表大会代表登记表。

i) 有关工龄方面的证明及组织参考材料。

j) 作为任免、个人调动依据的正式考核综合材料。

4.3.1.10 其他材料

a) 就业报到证、就业通知书。

b) 录用体检表、证明有残疾的体检表、处理工伤事故工作中形成的材料等。

c) 生育状况证明、再生子女审批表等。

d) 非正常死亡的调查报告及材料、办理丧事形成的材料。

e) “三险”证明等。

f) 人事档案报送单、人事档案有关说明。

g) 其他可供组织上参考的材料。

4.3.2 归档材料鉴别

4.3.2.1 归档材料鉴别要求

a) 内容完整真实。

b) 印鉴清晰。

c) 材料与目录对应。

d) 装订制作规范。

4.3.2.2 归档材料鉴别方法

a) 确定材料属于该人员。

b) 确定材料属于档案内容。

c) 确定材料符合有关政策规定。

d) 确定材料是否齐全完整。

e) 确定材料填写规范。

f) 确定材料具有保存价值。

g) 需要认证的材料须经有关部门认证鉴定并出具认证鉴定书。

4.3.2.3 档案材料归档

a) 统一使用A4规格的办公用纸,如送交的原始档案材料不符合要求,幅面过大的原件应进行折叠或裁剪,幅面过小的原件应进行托裱。

b) 不得使用圆珠笔、铅笔或红色、纯蓝色墨水和复写纸书写。

c) 材料整理应按照档案材料归类进行分类,依类别、时间排序、编目、整理。

d) 装订前应将材料上的大头针、订书钉等金属物拆除,再理齐全卷材料,在材料左侧竖直打上装订孔,装订成卷。

4.3.2.4 档案材料收集、鉴别归档注意事项

a) 材料接收人员应初步对送交材料予以鉴别,档案保管员应根据人事档案管理有关规定,对收集的档案材料再进行认真仔细的鉴别审核。

b) 对不属于归档的材料应及时转往有关部门,应退还本人的及时退还本人。

c) 经鉴别确需销毁的材料,进行详细登记并报档案管理负责人批准后,按规定流程销毁。

d) 鉴别登记后的流动人员人事档案材料应及时装入档案袋内。

e) 人事档案封皮、档案袋样式和规格应执行组通字〔201228号文(见“附录二”)。

4.4 档案的整理和保管(含电子化档案管理);

4.4.1 档案材料的分类

参照《干部档案工作条例》,流动人员人事档案分为十类:

4.4.1.1 履历材料

4.4.1.2 自传材料

4.4.1.3 鉴定、考核、考察材料

4.4.1.4 学历、学位和评聘专业技术职务材料

4.4.1.5 政审材料

4.4.1.6 入党、入团材料

4.4.1.7 奖励材料

4.4.1.8 处分材料

4.4.1.9 招录、聘用、任免、工资、出国、退(离)休等材料

4.4.1.10 其他材料

4.4.2 档案材料排序

排序是指将每一类别的材料按其形成时间的先后顺序或内容的内在联系排列顺序,并通过编写类号、顺序号和页码固定下来。具体方法为:

4.4.2.1 按材料形成时间排序。适用于档案材料第一、二、三、四、七、九、十类材料的整理。第四、九类材料排序时,在采用二级分类后的各小类中分别按时间顺序。

4.4.2.2 按材料的内容和材料之间的内在联系排序。适用于第五、六、八类材料。

4.4.2.3 第六类党团组织建设中形成的材料:入团志愿书、入党志愿书分别排在入团、入党的其他材料之前,其他材料按时间排序。

4.4.3 档案资料的编目

4.4.3.1 档案材料应按照排列顺序,逐份逐项进行编目,做到档案目录(附录三)清楚,填写准确。书写目录要工整,准确、清楚、美观,使用规范的书写材料,不得使用圆珠笔、铅笔、美工笔、水彩笔、荧光笔、红墨水、蓝墨水及复写纸书写。档案目录不能粘贴涂改。

4.4.3.2 每类目录之前应注明材料类号和材料类别名称。

4.4.3.3 用“序号”填写材料类号和材料顺序号

4.4.3.4 “材料名称”根据材料题目填写

4.4.3.5 “材料形成时间”填写材料落款时间

4.4.3.6 “页数”填写材料的页数。

4.4.3.7 “备注”填写需要说明的情况

4.4.3.8 每类目录之后须留出适量空格,供补充档案材料时候使用。

4.4.4 档案的装订

4.4.4.1 对纸张破损或字迹材料不符合要求的档案资料应采用复印、扫描、拍摄等方法进行复制。复制件应附在原件后面,与原件作为一件。

4.4.4.2 幅面过大的原件应进行折叠或裁剪。

4.4.4.3 幅面过小的原件应进行托裱。

4.4.4.4 档案材料上的订书钉,曲别针、大头针应拆除。

4.4.4.5 每份档案材料应各自独立,严禁将多份材料以缝纫、裱糊等形式粘在一起。

4.4.4.6 档案目录置于卷首,卷内材料顺序与目录相符。

4.4.4.7 在左侧装订打孔,做到结实、整齐、美观、不掉页、不倒页、不压字、不损坏文件,方便阅读。

4.4.5 档案保管

4.4.5.1 建立坚固的专用档案库房,配备铁质档案柜或密集架、防盗门窗、灭火器、空调、除湿机、温湿度表、防腐防虫物品、红外线监控系统等设施。

4.4.5.2 档案库房、查阅室和档案人员办公室应三室分开。

4.4.5.3 配置相应的计算机管理、档案整理装订、安全防护等设备。

4.4.5.4 经常检查各项设施和安全措施,达到防火、防盗、防潮、防高温、防光、防蛀、防尘、防有害气体等“八防”要求。

4.4.5.5 实施库房温、湿度的日常测记和调节控制,库房温度控制在1424℃(±2℃),相对湿度控制在4560%(土5%),每季度进行一次数据的统计、分析。

4.4.5.6 分类存放档案,库架标注清晰的档案编号,保持库架内档案整齐。

4.4.6 数字化档案管理

4.4.6.1 建立数字化档案管理系统,配置专门的数据存储设备;规范数据采集、录入及审核程序,严格管理,按规定权限进行操作;配备完整的日志文件,详细记录数字档案操作情况。

4.4.6.2 配备专门档案数字化信息处理人员和系统管理维护人员。

4.4.6.3 及时采集存储档案数字化信息,将纸质档案进行数字化处理,数字化图像要内容清晰、完整,不影响数字档案利用效果。图像数据格式为单页JPEG格式,色彩模式为24位真彩色,分辨率为300dpi,每张图像容量大小控制在1Mb以内。

4.4.6.4 加强对数字化档案利用活动的管理,保证数字化档案的信息安全。

4.4.6.5 做好数字化档案载体的有效检测与维护,保证数字化档案载体物理上的安全。

4.4.6.6 及时更新、升级电子档案软硬件设备,保存好已有数据记录,确保数字化档案的连续性、安全性。

4.4.7 制定档案保管工作制度〔详见附录四(供参照)〕

4.4.7.1 流动人员人事档案查(借)阅管理制度

4.4.7.2 流动人员人事档案材料收集制度

4.4.7.3 流动人员人事档案材料鉴别归档制度

4.4.7.4 流动人员人事档案转递制度

4.4.7.5 流动人员人事档案核对制度

4.4.7.6 流动人员人事档案保管制度

4.4.7.7 流动人员人事档案保密制度

4.4.7.8 档案管理人员岗位职责

4.4.7.9 流动人员人事档案统计制度

4.4.7.10 流动人员人事档案数字化管理制度

4.5 提供档案查(借)阅服务

4.5.1 档案材料查阅

4.5.1.1 查阅单位派单位组织人事部门或人力资源管理部门工作人员,持单位介绍信、查阅人有效证件办理查阅手续。

4.5.1.2 查阅人在《查阅登记表》上写明查阅的时间、材料名称、份数、理由等,经审核批准后,根据规定和需要给予提供相关档案材料。

4.5.1.3 查阅档案在特定的阅档室进行,不准携出室外,严禁圈划、抽取、折叠、涂改、撤换档案材料,不得向无关人员泄露或擅自向外公布档案内容。

4.5.1.4 个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案材料。

4.5.1.5 查阅人员未经批准不得擅自拍摄、复制档案内容。

4.5.1.6 复印档案材料必须经流动人员人事档案管理机构相关负责人同意。

4.5.1.7 档案材料摘录部分应加盖档案证明专用章。

4.5.2 档案材料借阅

4.5.2.1 办理社保、医保手续复印或借用档案

a) 由本人持身份证办理。

b) 如需借用档案,应出具社保、医保机构开具的借用档案函件办理。

4.5.2.2 办理借用预备党员“入党志愿书”相关材料

a) 由本人持身份证办理。

b) 应出具预备党员所在党组织开具的介绍信(函件)办理。

4.5.2.3 提供“成绩单”、“职称评审表”等材料复印件

a) 由本人持身份证办理。

b) 填写“档案材料复印申请单”。

4.6 出具存档、经历、亲属关系等相关证明

4.6.1 存档人员持单位介绍信、有效身份证件,说明出具证明材料的事由。

4.6.2 经对提交材料审核无误后,依据档案实际记载,开具相关证明并加盖公章;档案中无记载的,应补齐相关材料后开具证明。

4.6.3 确需复印档案材料作为旁证的,应在复印件上注明复印日期,并加盖公章。

4.7 提供入党、参军、录用、出国(境)等政审(考察)服务

4.7.1 办理因公出国(境)政审

4.7.1.1 委托单位或个人应提交由省、市外事办出具的《出国、赴港澳任务批件》。

4.7.1.2 填写《因公临时出国(境)人员备案表》,所在单位签注意见。

4.7.1.3 出具《因公出国及赴港澳人员审查批件》。

4.7.2 办理升学政审

4.7.2.1 申请人提交升学政审申请表。

4.7.2.2 档案管理机构根据其档案情况出具政审证明。

4.8 根据需要办理年度考核、学历变更等与档案有关的服务

4.8.1 年度考核

4.8.1.1 考核要求:申请人根据工作情况由所在单位进行考核,并签订意见、盖章;及时提交考核表至人才机构所属档案部门归档。每年进行一次考核。

4.8.1.2 报送材料:《年度考核表》1份。

4.8.2 学历变更

4.8.2.1 填写学历变更表,并由档案所在单位盖章。 

4.8.2.2 提供毕业证书复印件、学历证明(学信网学历二维码认证单,如为境外学历应提交《教育部学历学位认证书》)及学历档案(须由学校密封)。

4 8.2.3 将上述学历变更材料归入个人档案存档。

4.9 流动人员党组织关系的接转及管理

4.9.1 组织关系接收。

4.9.1.1 本人持身份证原件、《中国共产党党员组织关系介绍信》到现党组织关系接收单位办理党组织关系转移手续。

4.9.2 组织关系转出

4.9.2.1 本人身份证原件

4.9.2.2 提供具有接收党组织关系权限的党组织名称,由现党组织关系接收单位开具《中国共产党党员组织关系介绍信》。

4.9.2.3 到党组织关系接收部门办理党组织关系接转手续。

4.10 与档案有关的其他公共服务

服务要求

5.1 行为标准

5.1.1 服务语言

5.1.1.1 接待服务对象时,应使用“您好”、“请”、“对不起”、“谢谢”、“再见”等文明用语。

5.1.1.2 办理相关手续时,应对服务对象使用“请稍候,我马上给您办”、“对不起,您还缺少××材料”、“对不起,根据××规定,您的××不能办理,请原谅”、“我这里办好后,下一个是××窗口”、“这些办好后,接下去要办××”、“您慢走,再见”等文明用语。

5.1.1.3 禁止使用伤害感情、激化矛盾、损害形象的语言。

5.1.2 服务态度

5.1.2.1 主动用打招呼等方式接待服务对象,保持微笑服务。
5.1.2.2
接听电话时,应首先说“您好”;接待时做到“三声”,即:来有迎声、问有答声、走有送声。

5.1.2.3 服务对象来咨询问题时,应主动热情、耐心周到、解释全面,不得冷落、刁难。

5.1.2.4对服务对象一视同仁,对老弱病残等特殊群体给予更多方便。

5.1.2.5 服务对象提出意见、建议和批评时,应耐心听取,不予争辩,做到有则改之、无则加勉。

5.1.2.6 服务对象出现误解、出言不逊时,应做好政策的宣传和解释工作,禁止与其争吵,不得与其争辩,及时向窗口负责人报告,予以解决,重大问题及时报告分管领导。

5.1.3 服务仪表

5.1.3.1 仪表举止应文明、自然。着装应端庄、大方,站、坐的姿势应端正。

5.1.3.2 不在窗口工作区内接待与工作无关人员。

5.1.3.3 服务台面、办公桌面、地面、办公设备等保持清洁,办公用品、文件资料摆放整齐。

5.1.4 服务质量

5.1.4.1 实行一次性告知、限时办结制度。对一时无法办理的,应说明理由,并做好解释工作。

5.1.4.2 书写的联系函、批件等,应表述完整、字迹清楚、准确无误。

5.2 重点群体的咨询指导

5.2.1 面向高校毕业生做好政策解读。

5.2.2 将档案服务政策作为进校园宣讲就业创业政策咨询、就业指导等活动的重要内容。

5.2.3 宣传普及档案政策知识,提高用人单位和存档人员对档案重要性的认识。

建立工作日志

在提供服务过程中应做好记录并整理归档。可包括如下内容:

6.1 委托单位的名称、类型、业务范围以及营业场所、联系人情况。

6.2 委托单位人力资源基本状况与人员结构情况。

6.3 开展服务项目洽谈活动记录。

6.4 双方确认服务事项备忘录。

6.5 满意度情况。

6.6 服务质量投诉及处理情况。

6.7 开展人事档案基本公共服务业务的各种函件以及档案材料的接转登记。

管理要求

7.1 流动人员人事档案管理机构应严格按照《档案管理违法违纪行为处罚规定》等规定要求,认真落实相关管理制度,全程把关、不留死角。

7.2 流动人员人事档案管理机构应认真做好档案材料收集、鉴别和归档,确保档案内容完整真实,及时做好档案数量统计报送工作。

7.3 对流动人员人事档案管理机构在档案管理和服务中存在弄虚作假等违规行为,将予以坚决纠正、严肃查处,并视情节轻重由当地党委组织部门和政府人力资源社会保障部门分别进行相应处理。


附录一

       字第    

流动人员人事档案转递通知存根

已将           同志的档案材料转往                                      

档案材料简明表

序号

档案材料

份数

序号

档案材料

份数

1

就业报到证、就业通知书

 

9

党员(团员、入党积极分子)材料

 

2

大学毕业生登记(鉴定)表

 

10

职称确认(评审)表

 

3

大学成绩单

 

11

年度考核

 

4

学位授予材料

 

12

岗位认定表

 

5

中学学籍材料

 

13

劳动合同

 

6

转正定级

 

14

解除劳动关系材料

 

7

工资审批表

 

15

社保缴费明细表

 

8

工资、行政介绍信

 

16

其它

 

签发人:                                       发件机关(盖章)

                                                               

………………………………………………………………………………………………………

                                                                                  字第    

流动人员人事档案转递通知单

                             

兹将              同志的档案材料转去,请按档案目录清点查收,并将回执及时退回。

档案材料简明表

序号

档案材料

份数

序号

档案材料

份数

1

就业报到证、就业通知书

 

9

党员(团员、入党积极分子)材料

 

2

大学毕业生登记(鉴定)表

 

10

职称确认(评审)表

 

3

大学成绩单

 

11

年度考核

 

4

学位授予材料

 

12

岗位认定表

 

5

中学学籍材料

 

13

劳动合同

 

6

转正定级

 

14

解除劳动关系材料

 

7

工资审批表

 

15

社保缴费明细表

 

8

工资、行政介绍信

 

16

其它

 

签发人:                                       发证机关(盖章)

                                                             

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你处于20           日转来第           号流动人员档案转递通知单中所列的

           同志的档案材料,我处已于20          日收到,现将回执退回,请查收。

收件人:                                            收件机关(盖章)

                                                                                                                                         

地址:


附录二

档案袋(盒)、档案材料样式和规格

档案卷皮及档案材料

1.1 规格:档案材料和目录采用国际标准A4纸型(297×210mm);左边应留有25mm的装订边,设三个装订线孔,孔距(从孔中心算起)83mm,下孔距底边54mm,孔中心距左边沿12mm,孔直径为5mm

1.2 材料:卷皮一般可采用三百克左右的单面白板纸。档案内原有小于A4纸型且已按照要求装订的档案材料,不需要重新打孔和裱糊。人事档案材料转递单统一采用国际标准A4纸型。

1.3 卷皮颜色:应采用浅淡色,如浅黄、乳黄色等,不用红、绿、黑、兰、紫等深色。

卷面上的字,一律用红字。

1.4 卷面项目:“人事档案”、“正本”(或“副本”)、“姓名”。

1.5 字体与字间距离:“人事档案”用楷体(72磅),字与卷面上边沿距离7厘米;“正本”(或“副本”用小初号宋体,在“人事档案”下方,相距2.5厘米;“姓名”用大号宋体,与卷面下边沿相距5.5厘米。

1.6 卷面里页印“注意事项”:

a) 注意保密,不得遗失,不得让无关人员翻阅。

b) 爱护档案,不要涂沫、勾画及乱加批注。

c) 卷内材料不得拆散,不得随意增加或抽出材料。

档案袋

2.1 规格:长320×宽235×厚30mm)、长320×宽235×厚40mm)、长320×宽235×厚50mm)。

2.2 材料质量:350克左右牛皮卡纸。

2.3 袋面项目:“档案袋”、“姓名”、“制作单位”。

2.4 字体和字的颜色与档案卷面一致。“单位”在“姓名”下边,各项目字间距离参照档案卷面安排。

档案盒

3.1 规格:分为310×225×25mm)、310×225×35mm)、310×225×45mm)三种。卷盒设3个装订立柱,装订立柱中心距左边内沿15mm,下装订立柱距卷盒底边54mm,中间装订立柱距上、下装订立柱(从装订立柱中心算起)83mm,装订立柱直径为4mm。背脊标签规格为310×22mm310×32mm310×42mm三种。


附录三

人事档案目录

序号

材料名称

材料形成时间

页数

备注

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

             

 

 

 

 

 

 

 


附录四(供参照)

附录四—流动人员人事档案查(借)阅管理制度

一、查阅流动人员人事档案,应持工作证和单位人事部门介绍信办理查阅手续。查阅机密级或重要档案材料需经主管部门批准。

二、任何个人不得查阅或借阅本人及其直系亲属的档案。

三、档案管理人员有权根据规定,确定是否提供或提供哪些档案材料供查阅。

四、查阅档案,必须严格遵守保密制度和《中华人民共和国档案法》有关规定,严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料。查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容。

五、借用、查阅档案的单位或个人,不得擅自拍摄复制档案内容。因工作需要从档案中取证的,必须请示档案管理部门负责人,经审查批准后才能复制。

六、档案原则上不借出使用。如有特殊情况借出使用时,要说明理由,经过主管部门负责人批准,并严格履行登记手续,限期归还。借阅单位不得擅自将代理人员档案转借他人。

七、借阅档案材料应即时归库,借用档案时间一般不得超过一周,并须经档案室负责人同意和办理借用手续。

八、及时做好档案查(借)阅管理台帐记录。

附录四—流动人员人事档案材料收集制度

一、人事档案材料收集归档,要本着实事求是的原则,着重收集反映政治思想、品德作风、业务能力、学识水平、工作实绩等材料充实档案,有效地为人事工作服务。

二、人事档案材料形成部门和人事档案管理部门,必须认真贯彻执行有关的法律、法规和党的组织干部人事等工作的决策、规定。收集归档工作受国家有关法律、法规的保护和监督。

三、各业务部门在为代理人员提供人事人才服务活动中,对代理人员提供的档案材料进行及时收集、审核、录入。

四、形成人事档案材料的部门,在形成材料后的一个月内,按要求将材料送交人事档案管理部门归档。

五、人事档案管理部门,应掌握形成人事档案材料的信息,建立联系制度,不失时机地向有关部门收集新形成的人事档案材料。

六、人事档案管理部门,发现有关部门送交归档的材料不符合归档要求时,应及时通知形成材料的部门补送或补办手续,形成人事档案材料的部门,有责任按规定认真办理。

七、归档的材料必须是办理完毕的正式材料。材料应完整、齐全、真实,文字清楚,对象明确,有承办单位或个人署名,有形成材料的日期。

八、材料的归档,凡规定由组织审查盖章的,须有组织盖章,规定要同本人见面的材料(如审查结论、复查结论、处分决定或意见、组织鉴定等),一般应有本人的签字,特殊情况下,本人见面后未签字的,可由组织注明。

九、人事档案材料须统一使用A4规格的办公用纸,不得使用圆珠笔、铅笔、或红色及纯蓝色墨水和复写纸书写。

附录四—流动人员人事档案材料鉴别归档制度

一、档案管理人员要按照档案材料收集归档相关文件规定的范围,及时主动、准确指导代理人员收集人事档案材料。

二、档案管理人员在鉴别审核归档材料时,应认真严谨,对不符合要求的归档材料,有权拒绝接收。对近期形成的不符合要求,但属归档范围的材料,应退回材料形成部门,提出意见,进行订正,限期退回。

三、档案材料应真实规范,对象明确,完整齐全,文字清楚,手续完备。人事档案材料不得用铅笔、圆珠笔、红色及纯蓝墨水填写。由组织形成的材料要有形成时间和组织印章,个人撰写的材料要有形成时间及本人签字。

四、代理人员在移交档案材料时,要认真填写《档案材料归档登记表》。

五、档案管理人员要将收集到的人事档案材料及时归入个人人事档案袋中,以避免档案材料的丢失。并且做好信息系统录入工作。

六、档案管理人员要定期核查所管理的档案,及时发现缺省的档案材料,并主动向有关部门查找缺省材料。保证人事档案材料的齐全和完整。

附录四—流动人员人事档案转递制度

一、转递档案和档案材料,必须做到及时、完整、准确、安全、保密。

二、档案应通过机要交通转递或派专人送取,不准邮寄或交本人自带。

三、转出的档案必须完整齐全,并按规定经过认真的整理装订,不得扣留材料或分批转出。

四、转出的档案或档案材料,应在《代理人员档案管理系统》中详细登记,并输出《流动人员人事档案转递通知单》,随档案一并严格包封,骑缝应加盖公章。

五、收到档案的单位,经核对无误后,应在回执上签名盖章立即退回。逾期一个月未退回者,转出单位应写信催问,以防丢失。

六、严格执行转递制度,避免产生“无头档案”。对已出现的“无头档案”,应认真查转。对确属查不到代理人员下落的,凡有保存价值的档案材料可移交其原籍档案馆保存。

附录四—流动人员人事档案核对制度

一、人事档案管理部门须每年年底对人事档案进行一次检查核对。在档案库房发生火灾、档案丢失、大批档案移交等特殊情况时还须随时进行检查。

二、检查的主要内容:库房、档案柜及包装材料是否符合要求,库房设施是否达到“六防”要求。 

三、核对的主要内容:档案的实有数量与底帐是否一致,人档是否统一(避免产生有档无人、有人无档的现象);档案的编号是否正确、与底帐是否一致,档案存放的位置与编号是否相符;档案接收、转出、借出、归还后,是否进行了相应的登记、注销和还原;档案及档案材料是否损毁、丢失或错装。 

四、检查核对主要由档案管理部门自查,必要时也可由上级主管部门组织互查。检查时必须有检查记录,检查结束后,对发现的问题,应及时向领导汇报,并尽快加以解决。

附录四—流动人员人事档案保管制度

一、必须加强档案库房管理,非档案人员一律不得随意进入库房。

二、库房内应排列有序,按照保管期限或类别、项目以及项目内保管单位顺序,依次排列,便于管理和查找。

三、档案库房必须采取防盗、防火、防高温、防虫、防潮、防光、防尘、防鼠等措施,确保档案的完整、安全。

四、做好库房温湿度记录,采取有效措施控制库房温湿度。

五、严格控制和保管库房、箱柜的钥匙,不得随意转借他人。

六、库房内严禁烟火,不得存放有腐蚀性,易燃易爆等其他一切与档案无关的物品,定期打扫卫生、保持库房的整齐、清洁。

七、经常地对库房各项安全措施实行监察,并做好记录,发现隐患及时采取措施。

八、要定期进行库藏档案的清理核对工作,做到账、物相符。对破损或载体变质的档案,要及时修补和复制,库藏档案因移交或销毁时,应注册登记,保存依据。

附录四—流动人员人事档案保密制度

一、档案工作人员应认真学习《保密法》,自觉遵守保密纪律,坚决维护党、国家的安全。

二、档案工作人员忠于职守,不得利用工作之便私自将有密级的档案带出档案室,不得摘录、复制或与无关人员谈论机密档案。

三、档案人员应按保密要求、保密范围提供档案,不得随意扩大保密范围、降低档案密级。

四、对有密级的档案应注上密级标记,重点保管。根据单位发展、变化情况,不断调整档案的保密范围、密集程度。

五、利用者查阅保密档案,必须经领导批准,在阅读档案室阅读,确因工作需要带出,摘录或复制,须经领导批准。

六、经常检查档案库房,严格控制和管理档案箱柜的钥匙,重要的机密档案由专人保管,确保档案的安全。

七、对泄露机密造成损害者,视情节轻重予以批评和处罚。

附录四—档案管理人员岗位职责

一、自觉遵纪守法,遵守中心各项规章制度。在本部门负责人的领导下积极开展工作,认真完成岗位职责规定的各项任务。

二、热爱本职工作,刻苦钻研业务,不断提高业务管理水平和工作能力,积极为代理人员服务。

三、严格遵守《中华人民共和国档案法》、《干部档案工作条例》和保密规定,不得擅自提供档案资料或向他人泄露档案内容。严格按照档案管理工作的各项规章制度办事。

四、及时归集、整理人事档案要求的各类材料,熟悉和了解档案管理的工作内容和工作流程。

五、自觉维护和保证人事档案的完整与安全。不得擅自转移、分散和涂改、销毁代理人员的档案材料。严格按照档案管理规定办事。

六、日常工作中切实做到主动、热情、耐心、细致、准确、迅速。

七、如因工作调整,必须主动配合做好档案和档案材料及业务文件资料等的交接工作。

八、保持良好的职业道德和服务意识。

九、认真完成部门负责人安排的各项工作任务。

附录四—流动人员人事档案统计制度

一、对本单位档案室库存档案和档案工作的发展情况及时进行统计。做到实事求是,提供数字力求准确,能如实反映情况,不虚报、瞒报和漏报。

二、做好档案接收情况的统计。

三、做好室藏档案种类、制成材料、设备和装具的统计。

四、做好提供档案利用情况和档案利用效果的统计。

五、确定统计设计,组织统计调查,收集统计材料。及时汇总、整理、分析统计资料。实施统计监督和统计服务。

六、对于档案的收进、移出、整理、鉴定、保管、利用要及时进行登记和统计。

七、按时完成上级档案主管部门要求完成的档案统计工作。

八、档案人员工作变动时,必须在离岗前将所有保管的档案数量、状况交接清楚,并做好移交手续。

九、按制度进行统计分析,形成书面统计分析报告。

附录四—10 流动人员人事档案数字化管理制度

一、根据《纸质档案数字化技术规范》、《中共中央组织部全国组织人事管理信息系统信息结构体系标准》和《信息安全等级保护管理办法》等文件精神,按照“严格管理、安全保密、方便利用”原则,制定本制度。

二、人事数字化档案图像数据格式为单页JPG格式。色彩模式为24真彩色,分辨率为300dpi。数字档案目录数据与图像数据标识须做到一一对应,除图像纠偏、裁边外不做任何修饰性图像处理。

三、人事数字化档案转递载体须使用5寸不可擦写光盘,转递的网络条件应符合相应密级信息传输要求,档案管理部门应及时对转递数字档案进行审核。

四、查阅人事数字档案要认真做好安全保密工作,严禁使用手机、照相机、摄像机等抓屏工具拍摄(复制)档案信息,对违反安全保密要求造成干部档案信息泄密的,按规定对相关责任人进行严肃处理。

五、人事档案数字化工作管理应时设置系统管理中、安全保密管理员、安全审计员,并明确工作职责。其中安全保密管理员不可与其他两员兼任。安全审计员须定期对网络设备、安全设备、服务器操作系统、应用访问日志、系统管理操作行为进行安全审计。

六、应确保物理安全防护要求落实到位。加强对显示器、打印机、扫描仪等系统输入输出设备的安全控制,确保物理环境环节安全可控。对人事档案数字化中使用的所有接口采取必要的物理安全控制措施,防止被非授权使用和信息外泄。

七、定期(至少每半年一次)对数字化档案数据库服务器上的信息数据进行备份和恢复测试。数字档案系统使用的关键网络设备、服务器设备及安全设备,应建立备份机制。

八、应建立人事数字档案系统安全事件的日常监控机制,及时发现和处置异常行为,对非授权的违规外联行为进行检查和阻断,杜绝非授权的处部连接。

九、在发生安全事件时,应立即启动应急预案,并及时报告上级主管部门。

 

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